Опросник для интервью (этап обследования)

Назначение

Интервью проводится для понимания текущих процессов работы (as-is), выявления проблем, ограничений и ручных операций.

Интервью не является проверкой сотрудников и не направлено на оценку эффективности.
Важно зафиксировать, как процессы устроены сейчас и где возникают сложности.

Обследование каждого ключевого процесса проводится в формате серии рабочих интервью (не менее 3 встреч), включая:

1. обзор и выявление процессов,

2. детальную проработку и фиксацию текущего состояния,

3. уточнение и подтверждение собранной информации.

1. Участник интервью, его роль и команда подразделения

1.1. Участник интервью (о человеке)

• Должность
• Как давно работаете в компании?
• Какой департамент / направление вы возглавляете?
• Какую роль вы играете в работе подразделения (кратко, своими словами)?
• За какие процессы вы отвечаете лично?

1.2. Зоны ответственности и принятие решений

• Какие ключевые задачи находятся в вашей зоне ответственности?
• Какие решения вы принимаете самостоятельно?
• Какие решения требуют согласования?
• С кем именно вы их согласуете?
• Какие задачи в вашей зоне ответственности наиболее критичны для работы предприятия?

1.3. Команда и организационная структура подразделения

• Кто входит в ваше подразделение / департамент?
• Сколько сотрудников в подразделении (примерно)?
• Какие роли существуют в подразделении?
• Кто из сотрудников подчиняется вам напрямую?
• Есть ли сотрудники с двойным подчинением или «размытыми» ролями?
• Какие роли являются ключевыми для выполнения процессов?
• Есть ли позиции, по которым:
  • не хватает людей,
  • функции перегружены,
  • обязанности не до конца определены?

1.4. Роли, функции и инструменты

• Чем в целом занимается каждая роль (кратко, 1–2 предложения)?
• С какими системами и инструментами работает каждая роль (если применимо)?
• Какие роли больше всего зависят от данных и информации?
• Где чаще всего возникают сложности из-за ролей или распределения обязанностей?

2. Текущие процессы (as-is)

• Какие основные процессы есть в подразделении
• Что является началом каждого процесса
• Основные шаги процесса
• Чем процесс завершается
• Какие документы и данные используются
• Какие процессы выполняются:
  • ежедневно
  • периодически
  • по событию
• Какие процессы критичны для бизнеса / производства
• Какие процессы самые трудоёмкие

3. Учёт и фиксация данных

• Где фиксируется информация:​

• • системы
• • Excel
• • бумага
• • устно / «в голове»

• Какие данные приходится дублировать
• Какие данные переносятся вручную
• Какие данные пересчитываются
• Какие данные недостоверны или запаздывают
• Какие данные регулярно запрашиваются у других подразделений

4. Контроль и управление

• В каких точках контролируются процессы
• По каким признакам понятно, что процесс идёт нормально
• Где проблемы обнаруживаются слишком поздно
• Какие отклонения сложно отследить оперативно
• Какие решения принимаются:
  • ежедневно
  • еженедельно
  • по факту проблем

5. Проблемы и сложности

• Основные сложности в текущей работе
• Ручные или избыточные операции
• Где чаще всего возникают ошибки
• Где возникают задержки
• Где теряется информация
• Какие проблемы повторяются регулярно
• Что больше всего усложняет работу сотрудников

6. Взаимодействие с другими подразделениями

• С какими подразделениями взаимодействие сложнее всего
• Где возникают недопонимания
• Где расходятся данные
• Где возникают задержки
• Какие данные или действия приходят несвоевременно
• На каких этапах процессы «рвутся» между подразделениями

7. Используемые системы и инструменты

• Какие системы используются в работе
• Для каких задач используется каждая система
• Какие функции реально используются
• Какие функции есть, но не применяются
• Каких функций не хватает
• Какие операции ведутся вне систем
• Где данные переносятся между системами вручную

8. Отчётность и информация

• Какие отчёты используются сейчас
• Какие отчёты формируются вручную
• Каких данных или отчётов не хватает
• Какие показатели смотрят:
  • ежедневно
  • еженедельно
  • периодически
• В каких ситуациях информации не хватает для решений

9. Улучшения 

• Что хотелось бы упростить в текущих процессах
• Какие действия отнимают слишком много времени
• Какие ошибки или проблемы хотелось бы исключить
• Где, по мнению участника, наибольшие потери времени или информации
• Какие улучшения дали бы наибольший эффект в повседневной работе

10. Пользователи и организация работы

•  Где чаще всего возникают ошибки из-за человеческого фактора
• Какие операции требуют повышенного контроля

11. Завершение 

• Какие важные процессы или проблемы не обсудили
• Какие моменты принципиально важно учесть в проекте
• Какие риски или опасения стоит зафиксировать